SHOPPING CART

close

Bagian Atau Seksi Yang ada dalam Front Office Departemen dalam Sebuah Hotel

Bagian Atau Seksi Yang ada dalam Front Office Departemen dalam Sebuah Hotel

Bagian section terdepan di hotel adalah Front Office Departemen, dimana departemen ini memiliki peranan yang sangat penting dalam menyambut tamu untuk pertama kalinya saat tiba dan akan menginap. Front Office (FO) Departemen memiliki bagian -bagian atau subdepartemen dalam menangani setiap pekerjaan yang ada dan di bawah dalam koordinasi dari seorang FO Manager, berikut adalah bagian atau seksi dalam front Office Departemen di sebuah hotel

Bagian atau Seksi dalam Front Office (FO) Departemen dalam hotel berbintang

  1. Reservation

Tugas utama dari seorang reservasi adalah menangani pemesanan kamar secara online hingga menjadi suatu daftar tamu yang akan menginap sesuai dengan kedatangan (Expected Arrival List)

Daftar ini akan di susun setiap harinya untuk memudahkan staff dalam penanganan proses kedatangan tamu. Biasanya kategori EA list di susun berdasarkan VVIP/VIP (tamu sangan penting / Tamu penting) kemudian tamu bergroup dan tamu perorangan dan yang paling terakhir adalah tamu dalam status cadangan (waiting list guest)

Dalam daftarnya juga terdapat tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan, apabila ada permintaan khusus maka akan turut di sertakan juga sebagai special request.

Pencatatan penggunaan kamar dan sisa kamar yang masih kosong haruslah dilakukan secara teliti dan akurat. Semua pemesanan kamar yang sudah di terima haruslah memiliki pembayaran dengan harga yang sesuai dengan tingkat hunian kamar, jadi artinya bahwa staff yang menangani bukan hanya bertindak sebagai penerima order (order taker) tetapi juga memiliki kesadaran akan pentingnya peningkatan dari pendapatan hotel.

Penguasaan atas semua jenis kamar dengan kelebihannya dan harga yang pantas di setiap masing – masing kamar hendaknya menjadi modal awal dalam menawarkan kamar. Sebagai penjual yang hebat hendaknya mampu menjual kamar dengan harga yang memadai tanpa menimbulkan rasa kemahalan pada tamu.

Penanganan tamu pada musim liburan atau weekend akan berbeda saat musim sepi atau week day. Pemesanan dan penjualan kamar dapat di lakukan melalui surat, fax, internet, telepon, melalui orang lain atau datang sendiri dan lewat jasa travel.

Pada umumnya seorang reservasi bertugas sebagai berikut :

  • Proses penjualan kamar melalui pemesanan sesuai prosedur kerja
  • Menghitung jumlah kamar yang siap di jual setiap harinya
  • Melakukan konfirmasi atas permintaan kamar melalui pemesanan, termasuk pemberian room allotments kepada agent travel tertentu.
  • Membuat pencatatan atas hal -hal yang berkaitan dengan pemesanan kamar sampai dengan hari kedatangan tamu yang memesan kamar itu sesuai foramt yang sudah tersedia.
  • Mengusahakan agar setiap pemesanan kamar yang terkonfirmasi selalu terealisasi kedatangannya, tidak ada yang batal tanpa pemberitahuan (no Show)
  • Membuat laporan pemesanan kamar, statistik dan forecasting tingkat hunian kamar untuk keperluan manajemen

2. Telepon Operator

Bagian atau seksi dari FO departemen ini bertugas menangani permintaaan penyambungan telepon keluar maupun masuk sesuai prosedur kerja. Suara yang enak di dengar, cekatan dan teliti merupakan syarat mutlak menjadi telepon operator. Jika hotel memiliki mesin faksimile sendiri maka staff ini lah yang akan menanganinya.

  1. Concierge / Uniform Service

Bertugas dalam hal penanganan barang bawaan tamu pada saat check in mapun check out. Seksi ini juga menangani pelayanan yang lain seperti pengantaran surat atau koran ke kamar tamu, tugas keluar mencari tamu di restaurant dan penjemputan tamu saat di bandara.

Dalam hotel yang lebih besar lagi concierge terbagi menjadi beberapa bagian yakni Bellman, ada juga yang bernama doorman bertugas untuk menymbut tamu, ada juga parkir valet atau picollo yang bertugas menangani mobil para tamu

Baca : 10 Hotel Bintang 3 Seminyak Bali – Review terbaik dan Harga Murah

  1. Guest Relations Customer Service

Pagawai Guest Relations Office bertanggung jawab penuh untuk melayani tamu dan memastikan parat tamu menikmati masa tinggalnya di sebuah hotel disamping itu juga GRO juga menerima semua permintaan dan keluhan dari para tamu .

Seorang GRO pada dasarnya memiliki tugas -tugas yang harus di lakukan setiap harinya :

A) Persiapkan Diri

  • Memiliki penampilan profesional, follow standar dari managemen
  • Ramah Tamah
  • Menguasai courtesy dan tata kerja dengan baik
  • Memiliki rasa empati artinya mampu menunjukan sesntivitas tinggi terhadap perasaan orang lain dan melayani setiap tamu sebagai pribadi yang terhormat
  • Kepekaan dengan menguasai benar -benar bentuk jasa yang di tawarkan
  • Memiliki jiwa melayani dan selalu berusaha untuk memenuhi kepuasan para tamu
  • Mampu mengkoordinasikan para petugas terkait dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu serta meyakini bahwa pelayanan yang di berikan kepada tamu benar – benar memuaskan.
  • Dalam melakukan sesuatu hendaknya di landasi dengan pengertian dasar seperti :
    COOMUNICATION IS THE KEY TO SUCCES artinya kemampuan berkomunikasi merupakan kunci dari kesuksesan dan selalu menindak lajutin segala sesuatu dengan baik dan benar.
Kegiatan Breafing di Front Office Departemen setiap harinya

B) Terhadap Tamu

Memahami apa yang menjadi kehendak dari para tamu

  • Memperhatikan jenis tamu dari tipe tamu apakah untuk berbisnis atauu hanya liburan, tanda -tanda emosional tamu dapat terlihat dari sikap, gaya, gerakan tubuh, nada suara, ekspresi wajah maupun tatapan wajah.
  • Memahami benar apa yang menjadi keinginan dari tamu. Tamu yang sedang terburu – buru hendakanya di layani dengan cepat begitu pula sebaliknya, tamu yang sedang bingung dan ingin mengutarakan sesuatu sebaik di dekati dan di layani dengan maksimal.
  • Memenuhi kenginan tamu. Para staaf harus bisa memenuhi apa yang di minta oleh tamunya, selesaikan secara bertahap dan jika memerlukan bantuan orang segera melaporkan kepihak supervisor anda.
  • Evaluasi

Selalu melakukan evaluasi untuk pengembangan mutu dari pelayanan yang telah di berikan.

  1. Reception

Staffnya bernama receptionist, memiliki peranan yang sangat unik yang berada di front desk, konter atau menja depan penerima tamu di lobi sebuah hotel.

Apa yang menjadi tugas dari receptionist ?

Receptionist memiliki tugas rangkap yang menyenangkan dan menjadi wakil dari manajemen dalam memberikan pelayanan kepada tamu dengan segala kemungkinan.

Peran receptionis selalu berubah -ubah dan tidak bisa tertebak namun akan terasa sangat menyenangkan bila berhasil melakukannya. Seorang receptionis harus bisa menggunakan segala macam cara untuk menyelesaikan masalah yang muncul sewaktu -waktu dan terkadang dalam penyelesaiannya akan memerukan departemen lain untuk ikut terlibat.

Dalam berkomunikasi pun, seorang receptionis harus mampu berdiplomasi untuk berkomunikasi dengan baik mampu mengatakan tidak tanpa harus memberikan rasa kecewa terhadap lawan bicara. Mampu menahan emosi dengan tetap tersenyum penuh pengertian.

Permasalahan dalam sebuah hotel terkadang bisa muncul secara bersamaan dan semua ini harus di tangani dengan membuat solusi yang bisa memuaskan semua pihak.

Receptionist bukan saja hanya penjual kamar melainkan memiliki peran lebih, tugasnya tidak monoton melainka terdapat banyak variasi dan sangat kompleks. Dia selalu berada di kerumunan orang banyak dengan mampu memberikan kesejukan hati buat orang lain.

Ketrampilan dan pengalaman menjadi receptionis tidak saja cukup melainkan potensi dalam diri yang harus di gali dan di kuasai lebih baik sehingga memunculkan kebiasaaan yang fresh dan menawan, pesona ini menjadi kekuatan luar biasa yang berasal dari diri sendiri dan lingkungan yang baik.

Sumber : Google, buku ” Front Office Operations by Drs. A Bambang Sujatno”

Baca artikel lainnya : 20 Hotel Terbaik Di Kuta| Harga Terbaru 2020

Demikian ulasan mengenai bagian atau seksi yang ada dalam Front Office Departemen dalam Sebuah Hotel, semoga selalu bermanfaat dan Terimakasih.

Tags:

0 thoughts on “Bagian Atau Seksi Yang ada dalam Front Office Departemen dalam Sebuah Hotel

Leave a Reply

Your email address will not be published.

join.booking.com

Join With Our FB Page

Klook.com
Share!
%d bloggers like this: