SHOPPING CART

close

Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager, Duty Manager dan Supervisor di Hotel Berbintang

Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager, Duty Manager dan Supervisor di Hotel Berbintang

Kali ini kami ingin berbagi informasi mengenai Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager, Duty Manager dan Supervisor di Hotel Berbintang. Dimana dalam suatu hotel juga dipimpin oleh seorang manager dan untuk hotel berbintang sendiri dalam Front Office Dept memiliki level supervisor memiliki jenjang yang lebih mendetail yakni terdapat seorang manager sampai dengan supervisor dan lain-lain.

Tugas dan Tanggung Jawab dalam hotel lebih dikenal dengan sebutan “Job Description” dalam pengertian adalah suatu daftar tentang tugas dalam suatu pekerjaan yang menyangkut hal-hal seperti pelaporan tugas, memimpin operational, menangani keluhan tamu, memastikan suatu operasional berjalan dengan lancar dll.

Berikut adalah Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager, Duty Manager dan Supervisor di hotel berbintang

1) Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager

Seorang Front Office Manager (FOM) adalah orang nomor 1 di FO Departemen dan memiliki tugas utama dalam mengarahkan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan untuk menjamin bahwa operasional sehari-hari di kantor depan berjalan sesuai dan aman

Tugas dan tanggung jawab lainnya adalah :

  • Berpartisipasi terhadap proses seleksi dan penerimaan staff hotel di bagian kantor depan hotel.
  • Merencanakan pelatihan, cross train dan pelatihan (training) kembali para staff hotel di Front Office.
  • Membuat dan mengatur schedule kerja staff hotel
  • Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada saat pergantian shift dan jam-jam sibuk.
  • Mengevaluasi kemampuan kerja bawahan secara regular
  • Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan seluruh departemen di hotel.
  • Mengontrol dan mengawasi penggunaan master key (untuk hotel yang masih menggunakan kunci manual).
  • Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk mencegah hal-hal yang tidak terkontrol dalam penjualan kamar.
  • Menangani keluhan tamu dengan cepat, efisien dan penuh keramahan
  • Memperoleh data update dari tamu yang datang bergroup, menjalin hubungan baik dengan pihak travel agent.
  • Menngecek dan memeriksa ulang laporan dan alokasi budget yang telah ditetapkan
  • Menerima informasi paling akhir dari manajer departemen lain yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor depan.
  • Mengecek petty cash dari Front Office cashier pada setiap akhir shift-nya
  • Menjaga dan memeriksa dengan ketat peredaran uang tunai dan kebijakan kredit
  • Membuat jadwal yang teratur tentang pertemuan dengan bawahan atau dengan department head
  • Memeriksa dan mengecek kelengkapan dan kerapihan seragam kerja staff hotel
  • Tetap menjaga visi dan misi hotel sebagai hospitality industry, melakukan report terhadap Assistant General manager atau General Manager mengenai kinerja front office depertmen menyangkut seluruh staf bawahan dari FO

2) Tugas dan Tanggung Jawab Asisten Front Office Manager

Umumnya Asisten Front Office Manager bertanggun jawab penuh terhadap jawab Front Office Manager bila yang bersangkutan berhalangan atau tidak dapat menjalankan tugasnya. Detail tugasnya adalah sebagai berikut

  • Membantu Front Office Manager dalam membuat program pelatihan, pembuatan Job Description, standar prosedur operasional (sop) serta merencanakan program pelatihan staff hotel.
  • Membantu Front Office Manager dalam hal seleksi, penerimaan dan pelatihan staff hotel baru.
  • Mengontrol dan memastikan bahwa seluruh staff hotel di bagian kantor depan sudah menjalankan kewajibannya sesuai dengan tugas dan standar yang berlaku
  • Menciptakan dan memelihara hubungan baik dalam suasanakerja yang menyenangkan, menumbuhkan semangat kerjadalam kelompok, dan sedapat mungkin memperkecil jumlah staff hotel yang keluar.
  • Memonitor dan mengontrol situasi kamar yang ada hubungannya dengan reservasi, tingkat hunian kamar sehari-hari dan kamar yang lain yang ada untuk memaksimalkan penjualan kamar dan keuntungannya.
  • Mengawasi pekerjaan Concierge, Bell Captain, Reception, juga operator telepon pada kondisi-kondisi tertentu agar operasional di Front Office berjalan dengan lancar.
  • Mengecek ulang apakah distribusi laporan ke departemen lain telah dilakukan oleh stafnya dengan baik dan benar.
  • Menghadiri pertemuan antar pimpinan bagian bila Front Office Manager berhalangan hadir.
  • Mengadakan briefing dengan staf untuk menghadapi acara-acara tertentu dan dalam setiap pergantian shift
  • Menjalin kerja sama yang baik di antara staf sehingga tidak timbul komunikasi yang salah.
  • Dapat bekerja sama dengan Accounting Department, juga mengetahui dengan baik standard operating procedure di Front Office
  • Dapat memahami staff hotel yang melakukan kesalahan atau belum memahami jenis pekerjaannya dalam ketrampilan tertentu dan mengetahui prosedur kerjanya
  • Dapat mengatasi situasi gawat darurat seperti kebakaran dan mati listrik sesuai dengan prosedur yang berlaku
  • Mengkoordinir dan bekerjasama dengan bagian ke- amanan (security) menyangkut masalah keamanan di sekitar lobi. terutama
  • Membantu proses penerimaan tamu VIP dan memberikan perhatian khusus pada mereka
  • Membantu Front Office Manager dalam pekerjaan administrasi sehari-hari. memeriksa keadaan kamar, area di sekitar lobi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
  • Hubungan Kerja: Pelaporan kepada Pengawasan terhadap Front Office Manager Head Front Desk berserta seluruh stafnya.

Baca : Apakah Aman Meninggalkan Barang Berharga di Kamar Hotel Saat Menginap?

3) Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Secretary (admin)

Mungkin sebagian hotel menyebut posisi ini dengan nama front office admin atau sekertaris yang memiliki tugas dan tanggun jawab sebagai berikut :

  • Bertanggung jawab terhadap pekerjaan administrasi Front Office Manager serta membantu kegiatan operasional Front Office dalam hal surat menyurat.
  • Memeriksa email yang masuk setiap harinya
  • Setiap pagi meletakkan semua laporan yang harus diperiksa oleh Front Office Manager di meja kerja Front Office Manager
  • Menyimpan dan mengarsipkan dokumen, coresponden dan data email yang masuk
  • Menerima telepon yang masuk sehubungan dengan pekerjaan Front Office Manager.
  • Menyambungkan telepon keluar jika diminta oleh Front Office Manager
  • Menerima pesan untuk Front Office Manager
  • Mencatat/notulen bagi pertemuan FOM dengan para stafnya.
  • Membuat store room requisition untuk Front Office Department
  • Memproses faksimili masuk ataupun keluar
  • Mengecek kerapihan dan kebersihan ruangan kantor FOM
  • Mengorganisir perjanjian bisnis Front Office Manager
  • Membantu proses seleksi dan wawancara dengan calon staff hotel/trainee untuk Front Office Department
  • Menyebarkan informasi penting terhadap departemen
    Melakukan surat menyurat yang dibuat dengan mesin ketik manual ataupun komputer
  • Membantu pekerjaan lain yang berhubungan dengan operasional di Front Office seperti membuat konfirmasi pemesanan dan lain-lain
  • Mengawasi pekerjaan office boy dalam pendistribusian surat. selalu melakukan pelaporan kepada Front Office Manager menegnai kinerja bawahan.

Baca : 20 Hotel Keren di Legian Kuta Bali – Pesan Langsung Lewat Booking.com

4) Tugas dan Tanggung Jawab Duty Manager Hotel

Duty Manager menjadi perwakilan dari management dan FOM di malam hari dan menangani semua masalah yang terjadi dengan tamu maupun pengunjung hotel, detail tugasnya adalah sebagai berikut :

  • Menggantikan tugas Front Office Manager atau Assis- tant F.O.M jika yang bersangkutan berhalangan hadir
  • Memproses kedatangan tamu rombongan
  • Memblokir kamar tamu V.I.P dan grup tertentu dari segala gangguan. Untuk pemblokiran grup bisa bekerja sama dengan koordinator grup
  • Memeriksa log book resepsion terutama jika ada pesan khusus yang harus segera diselesaikan
  • Mencatat kejadian-kejadian penting dalam log book duty manager
  • Menyetujui atau menolak pengaduan tentang berbagai hal yang dikemukakan oleh tamu.
  • Menyetujui transkasi pada tamu tertentu untuk dibebankan pada kamarnya
  • Mengatasi masalah ketinggalan tas dan barang-barang di bandar udara sesuai dengan pengaduan tamu.
  • Membuat invoice untuk penggunaan transportasi taksi staff hotel dengan seijin hotel, seperti lembur atau peristiwa khusus.
  • Mengontrol ‘master key’ dan membukakan kamar tamu yang double lock dengan kunci master
  • Mengatasi dan menyelesaikan semua keluhan atau pengaduan tamu yang tidak puas.
  • Bekerja sama dengan departemen lain menyangkut kedatangan tamu rombongan dan melakukan pengecekan terhadap complimentary untuk tamu-tamu VIP (very important person), Tour Leader atau long staying guest.
  • Duty Manager selalu melakukan hubungan kerja dengan report kepada Front Office Manager, Assistant Manager dan General Manager Hotel.

Baca : Keindahan Wisata Pulau Pari di Kepulauan Seribu Jakarta

5) Night Auditor

Bertugas pada malam hari dimana, Night Auditor akan mengaudit laporan keuangan, penghasilan, memposting revenue, biaya kamar dan pergantian tanggal dalam sistim komputer dan detailnya adalah sebagai berikut :

  • Memposting biaya kamar dan pajak
  • Memproses semua voucher dan voucher kartu kredit
  • Memposting semua transaksi pembelian tamu yang terlupa diposting oleh Front Office Cashier
  • Mentransfer pembayaran dan deposit ke dalam master accounts
  • Memeriksa dan membenarkan semua account yang sudah diposting dan mem-balancenya.
  • Memonitor kondisi paling akhir dari kupon-kupon, diskon, dan program-program promosi lainya.
  • Mengecek keuntungan kamar, persentasi tingkat hunian kamar dan statistik kantor depan lainnya.
  • Mempersiapkan ringkasan yang diperoleh dalam uang kontan dan dalam bentuk kredit.
  • Membuat ringkasan laporan operasional terhadap manajemen.
  • Mengerti dan mengetahui dengan benar prinsip-prinsip auditing, balancing, dan penutupan transaksi
  • Dapat menggunakan peralatan-peralatan seperti mesin posting, mesin ketik, komputer dan peralatan lainnya.
  • Mengerti dan mengetahui cara mencheck-in dan mencheck-out kan tamu.

6) Reservation Manager

Memiliki tugas utama dalam membantu FOM dalam mengontrol dan memantau kamar yang siap dijual agar tercapai target accupancy (hunian kamar) yang tinggi sesuai dengan harga kamar yang maksimal. Detailnya sbb:

  • Mengawasi serta ikut bekerja bersama staf dalam lingkup bagian pemesanan kamar, khususnya dalam penerimaan, proses dan persetujuan pemesanan kamar
  • Melatih, memotivasi dan mendisiplinkan bawahan di bagian pemesanan
  • Secepat mungkin menjawab secara lisan atau tertulis terhadap semua pemesanan kamar, harga, fasilitas hotel,pelayanan.
  • Mempersiapkan semua laporan yang menyangkut pemesanan kamar sehari-hari seperti perkiraan penjualan kamar dalam sebulan (monthly forecasting), laporan mingguan, statistik dan jumlah kamar yang terjual dalam satu malam (room night production).
  • Bekerja sama dengan ‘credit department’ dalam hal penyelesaian transaksi tamu selama menginap di hotel, terutama yang dianggap ‘over limit’ .
  • Menghadiri rapat yang diselenggarak an oleh bagian penjualan dan pemasaran
    Membina dan menjalin hubungan kerja yang baik dan harmonis dengan pihak ‘travel agent’ dan ‘airline’.
  • Bekerja sama dengan bagian penjualan dalam penentuan kedatangan tamu rombongan
  • Mempromosikan atau mengontrol tamu-tamu yang menjadi ‘member’ hotel bersangkutan naudul
  • Membuat jadwal kerja staf, terutama yang sudah ber- level supervisor
  • Mengecek prosedur kerja di bagian pemesanan pekerjaan menjadi lancar
  • Memberikan peringatan kepada bawahan yang telah melakukan tindakan di luar job description-nya.
  • Mengatur pertemuan st af, khususnya bila ada event penting.
  • Mengecek semua pasokan peralatan dan formulir yang digunakan di ruangan pemesanan kamar
  • Memeriksa apakah staf telah menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang berlaku

7) Relations Manager

Menjadi seorang yang friendly dan fleksible adalah karakter dari relation manager, tugas utamanya adalah meningkatkan dan memelihara saling pengertian dan suasana harmonis antara tamu dengan manajemen sehingga memberikan efek yang baik. Tugas lainnya adalah memastikan bahwa semua tamu yang tinggal dalam jangka panjang mendapatkan perhatian istimewa dari seluruh staf, khususnya staf bagian guest relations. Sebab, bentuk pelayanan akan menjadi istimewa kalau dalam bentuk pelayanan pribadi

Detail Tugasnya adalah

  • Mengawasi seluruh staf di bagian guest relations
  • Mengecek pengisian data riwayat tamu (guest history)
  • Memantau guest questionaire comments (kuesioner komen- tar tamu) dan arsip riwayat tamu (guest history file).
  • Mengarsip jawaban General Manager terhadap pertanyaan tamu berdasarkan urutan abjad
  • Memeriksa VIP release yang menyangkut data tamu untuk mengetahui kedatangan tamu VIP sehingga dapat memberikan kamar terbaik serta bisa memberikan ameni- ties (tanda mata yang mengesankan) yang tepat).
  • Menyambut kedatangan tamu serta mengantarkan ke kamar.
  • Memberi tahu kepada General Manager/assistant manager/ Executive assistant
  • Manager terutama tentang kedatangan tamu yang sangat terhormat (VVIP) sehingga dapat dilakukan penyambutan sebagainmana mestinya.
  • Mengorganisir pertemuan sebulan sekali dengan para tamu yang tinggal untuk jangka panjang (long staying guest).
  • Memberikan fasilitas khusus pada tamu yang menjadi anggota hotel (hotel executive member).
  • Menjamu/menemani tamu hotel untuk menciptakan hubungan pribadi yang lebih baik sehingga mereka merasa seperti tinggal di rumah sendiri.
  • Secara berkala Mengecek kondisi fruit TOom, mengontrol inventarisasi amenities yang diberikan kepada tamu.
  • Menghadiri rapat mingguan dengan bagian pemasaran dan rapat para pimpinan departemen
  • Melakukan serangkaian salam selamat tinggal kepada tamu-tamu yang akan check-out. Sedangkan tamu khusus diantarkan sampai masuk mobil

Baca : Inilah Penampakan Terbaru Kalimas Surabaya yang menjadi wisata air yang Menyenangkan

8) Telecommunication Manager

Mengawasi kelancaran komunikasi di seluruh hotel, khususnya Front Office Department, baik yang ‘Front Of the House’ maupun di dalam hotel dengan berbagai alat bantu telekomunikasi yang tersedia adalah tanggung jawab dari seorang Telecommunication Manager. detailnya adalah sebagai berikut :

  • Mengecek dan memeriksa semua alat telekomunikasi sehingga dapat dipastikan dapat dioperasikan dengan baik dan benar
  • Memeriksa mesin faksimili dan telex apabila ada gangguan
  • Memeriksa dan memastikan bahwa semua alat komunikasi telepon tidak ada yang rusak.
  • Menghadiri pertemuan rutin para pimpinan departe men dengan General Manager
    Membuat laporan pengeluaran hotel untuk alat komunikasi seperti biaya untuk telepon, telex dan faksimili.
  • Membuat jadwal kerja para supervisor
  • Mengontrol pekerjaan wake-up call para staff
  • Mengecek PABX agar tidak mengalami kerusakan

9) Supervisor Pemesanan Kamar (Reservation Supervisor)

Tugas utamanya adalah mengawasi dan mengontrol pekerjaan para petugas reservasi sehingga dapat berjalan sebagaimana ditentukan dalam SOP yang berlaku di hotel, khususnya untuk pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan masalah pemesanan kamar. detailnya sbb:

  • Membuat jadwal kerja para petugas reservasi
  • Membuat perkiraan tentang tingkat hunian kamar pada hari ini dan dibandingkan dengan yang ada di bagian reception
  • Menerima penyerahan tugas dari supervisor yang shift sebelumnya
  • Mempersiapkan expected arrival list (daftar tamu yang diharapkan tiba) dan expected departure list (daftar tamu didaftar akan meninggalkan hotel)
  • Mengecek hal-hal yang menyangkut kedatangan tamu rombongan -dari persiapan hingga kedatangan- untuk mengetahui bila ada masalah yang berhubungan dengan yang pemesanan.
  • Secara teratur menghadiri rapat di departemen kantor depan
  • Membuat dan memperbaiki data di bagian pemesanan agar tetap dalam kondisi up-to-date.
  • Melakukan ‘courtesy call’ dengan pihak travel agent, air- line company, dan perusahaan lainnya.
  • Memeriksa ‘filing document’ agar selalu rapi dan akura
  • Mengawasi tata cara bertelepon para petugas reservasi.
  • Menjalin kerja sama yang baik dengan bagian lain di FO Dept.
  • Mengawasi dan mengontrol pemblokiran kamar, terutama untuk kamar yang telah dipesan.

Baca : Info Lengkap Tempat Wisata Pantai Parangtritis di Yogyakarta – Lokasi dan Tiket masuk

10) Chief Concierge

Bertanggung jawab untuk mengorganisir, mengarahkan dan mengawasi penampilan para bellboy dan petugas informasi dalam menyambut tamu, mengurus barang-barang bawaan tamu dan mengantarkan tamu, serta memberikan penjelasan yang tepat kepada tamu dan pengunjung tentang fasilitas dan produk hotel. detailnya sbb :

  • Mengarahkan dan mengawasi bawahan yaitu Parking Valet (Hotel bintang IV dan V), doorman, bellboy, bell- captain dan petugas informasi dalam memberikan pelayanan kepada tamu.
  • Mengurus tagihan koran (majalah) khusus bagi tamu yang meminta diluar item yang diberikan hotel.
  • Memerintahkan bell captain untuk pendistribusian semua surat, telex dan faksimili yang masuk.
  • Memastikan bahwa semua pesan untuk tamu dapat disampaikan secepatnya.
  • Menangani sistem pengeluaran ‘kunci duplikat’ dan pengembaliannya ke dalam log book
  • Mengecek kebenaran berita di papan pengumuman di pintu masuk hotel tentang event yang sedang berlangsung pada hari itu.
  • Mengecek dan memastikan bahwa semua tamu telah menerima koran dan majalah yang merupakan ‘compli- ment’ dari hotel.
  • Mengawasi proses penitipan barang dan sistem penyimpanannya.
  • Secara teratur Menghadiri rapat di FO Department.
  • Mengecek dan mengawasi penampilan (grooming) para staf agar sesuai dengan standar hotel.
  • Mengatur jadwal kerja staf sehingga tidak bentrok dengan program pelatihan yang diselenggarakan hotel.

Itulah tugas dan tanggung jawab level supervisor ketingkat manager yang ada di bagian Front Office Department hotel, tentunya setiap hotel memiliki bagian seksion managernya masing -masing, semoga teman hotelier yang ingin berjenjang karier lebih tinggi bisa mempelajari lebih dalam lagi ya.

Baca artikel lainnya : Puncak Pinus Becici, Wisata Alam hits Bantul Yogyakarta | Info lengkap lokasi dan harga tiket masuk

Demikian ulasan mengenai Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager, Duty Manager dan Supervisor di Hotel Berbintang, semoga selalu bermanfaat. Terimakasih.

Booking.com
Tags:

0 thoughts on “Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager, Duty Manager dan Supervisor di Hotel Berbintang

Leave a Reply

Your email address will not be published.

join.booking.com

Join With Our FB Page

Klook.com
Share!
%d bloggers like this: